U-Track logo
U-Track logo

VOG's en vertrouwenspersonen bij U-Track

Het bestuur heeft eind 2015 besloten te gaan werken met VOG's (Verklaring Omtrent Gedrag) en met vertrouwenspersonen voor de vereniging in brede zin. Alle vrijwilligers die actief zijn in onze jeugdafdeling en alle vaste vrijwilligers in het bestuur en aanverwant (ledenadministratie, verenigingsmanager), moet een geldige VOG kunnen overleggen. Per 2020 breiden we dit uit tot alle trainers, ook die van de volwassenengroepen.

Op deze pagina leggen wij uit waarom wij hiertoe hebben besloten en wat de functie is van zowel VOG's als vertrouwenspersoon. Ook stelt onze vertrouwenspersoon zich voor en geven aan hoe zij kunnen worden benaderd. 

VOG's 

In het kader van het integriteitbeleid is eind 2015 besloten dat alle (assistent) jeugdtrainers, de vaste vrijwilligers binnen de jeugdafdeling, de verenigingsmanager én het voltallige bestuur, een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) moeten kunnen overleggen. Onze jeugdtrainers en vaste vrijwilligers dienen van onbesproken gedrag te zijn.

U-Track vraagt via de Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie een VOG aan, waarna de betrokken vrijwilliger zelf de gepersonaliseerde VOG aanvraagt. De originele VOG's van alle betrokken vrijwilligers zijn in beheer bij de secretaris van de vereniging. Een VG heeft een geldigheidsduur van drie jaar.

Omdat is gebleken dat het regelmatig moeizaam lukt de originele VOG's tijdig bij de secretaris te krijgen, is sinds 2017 ingesteld dat de uitbetaling van de onkostenvergoeding voor (jeugd)trainers wordt stopgezet zoland de VOG niet is ontvangen. Dit geldt per 2020 ook voor heraanvragen, wanneer na drie jaar een nieuwe VOG moet worden overlegd. Gemiddeld is de doorlooptijd tussen aanvragen en ontvangen twee maanden.

Aanvraagproces VOG

Hieronder het VOG aanvraagproces in een aantal stappen.

Aanvraagproces VOG

Vertrouwenspersonen bij U-Track

De vertrouwenspersonen bij U-Track zijn lid van de vereniging en hebben (liefst) een volledig onafhankelijke positie, los van het bestuur.

Een beroep op onze vertrouwenspersoon kan door een lid worden gedaan, als die zich slachtoffer voelt van:
•    pesten
•    oneigenlijk uitoefenen van de functie van trainer, bestuurslid of commissielid
•    seksuele intimidatie
•    seksueel geweld
•    ongewenste omgangsvormen
•    andere vormen van machtsmisbruik.
 
Ouders of leden die zich niet zelf slachtoffer voelen, maar zich ongerust maken over een bepaalde situatie en hiervoor naar hun idee niet terecht kunnen bij een trainer of het bestuur, kunnen zich ook wenden tot de vertrouwenspersoon.

Invulling vertrouwenspersonen U-Track

Momenteel heeft U-Track een  vertrouwenspersoon, wij zijn op zoek naar een tweede vertrouwenspersoon.

Wie: Maureen Koel

Mobiel: 06 5389 6136

Mailadres: vertrouwenspersoon@u-track.nl.

Persoonlijke noot Maureen:

Maureen Koel"Jaren geleden heb ik met veel plezier bij U-Track op de baan getraind en was ik ook coördinator van de PR & Communicatie commissie. In die tijd is de naam U-Track met haar bijzondere huisstijl ontstaan en doorgevoerd in vele uitingen van de club. Na een ‘pauze’ van 8 jaar ben ik 2 jaar geleden weer betrokken geraakt bij de club, omdat mijn oudste zoon lid werd. Inmiddels ben ik actief voor U-Track in de jeugdcommissie en gevraagd om tweede vertrouwenspersoon te zijn.

In het dagelijks leven ben ik marketing & communicatieadviseur. Ik train op donderdagavond bij de loopgroep van Peter Witteman in het Griftpark en in het weekend loop ik voor mezelf. Ik heb nog steeds een passie voor sport/hardlopen, hou van koken en leuke dingen doen met onze kinderen en met vrienden.De betrokkenheid en de inzet van vrijwilligers van U-Track is enorm. Zowel bij de jeugd, als op de baan en in het Panbos. Dat vind ik heel mooi om te zien! Ik hoop dat we die inzet en betrokkenheid ook bij nieuwe ouders, vrijwilligers en leden kunnen vinden. Want alleen dan kunnen we de volwaardige en gezellige atletiekclub blijven met voor iedereen leuke activiteiten, sportieve prestaties en wedstrijden. 

Mocht het nodig zijn een situatie voor uzelf of uw kind in vertrouwen te delen, dan kunt u mij benaderen. Ik ben meestal op maandagavond op de baan of in de hal bij de start van de pupillentraining om 18.00 uur. U kunt ook een e-mail sturen naar vertrouwenspersoon@u-track.nl. of mij bellen."

Werkwijze: geheimhouding!

De vertrouwenspersoon is gehouden alles geheim te houden wat hem/haar schriftelijk wordt toegezonden, of wat hem/haar ter ore komt. Alles wat besproken wordt tussen de vertrouwenspersoon en het lid van de vereniging (of de ouder/verzorger daarvan), dat met een klacht komt, blijft tussen hen beiden. Enkel degene, die klaagt, geeft aan, of en zo ja welke informatie aan het bestuur bekend gesteld wordt.

Bij het ontvangen van een vraag of klacht zijn er de volgende stappen mogelijk:
•    luisteren naar klachten en problemen, bemiddeling, informele afhandeling indien mogelijk;
•    indien nodig samen bepalen van vervolgstappen zoals:
•    begeleiding naar extern adviseur (zie onder)
•    begeleiding naar eventuele hulpverlening
•    ondersteuning bij eventuele aangifte bij justitie
•    verlenen van nazorg.

Daarnaast kan de vertrouwenspersoon een onafhankelijk advies geven aan het bestuur over het te voeren integriteitbeleid en preventiebeleid van bijvoorbeeld seksuele intimidatie.

De vertrouwenspersoon rapporteert 1x per jaar aan de ALV het aantal vragen of klachten.

De externe adviseur

In en na overleg met de vertrouwenspersoon kan er voor gekozen worden om contact op te nemen met een extern adviseur. Het contact met de externe adviseur loopt via het NOC*NSF-meldpunt 'seksuele intimidatie in de sport' of via een vertrouwenspersoon van de gemeente Utrecht dan wel de GG & GD.

De verwijzing naar een extern adviseur is afhankelijk van de vraag en/of voorkeur van betrokkene.