U-Track logo
U-Track logo

VOG's, vertrouwenspersonen en klachtenbehandeling bij U-Track

Integriteitsbeleid U-Track

U-Track wil voor al haar leden een veilige vereniging zijn. Wij onderschrijven het beleid van NOC*NSF op het gebied van veiligheid en het aanpakken van grensoverschrijdend gedrag. Dit beleid is hier te lezen.

Het bestuur heeft eind 2015 besloten te gaan werken met VOG's (Verklaring Omtrent Gedrag) en met vertrouwenspersonen voor de vereniging in brede zin. Alle vrijwilligers die actief zijn in onze jeugdafdeling en alle vaste vrijwilligers in het bestuur en aanverwant (ledenadministratie, verenigingsmanager), moet een geldige VOG kunnen overleggen. Per 2020 hebben we dit uitgebreid tot alle trainers, ook die van de volwassenengroepen. 

Op deze pagina leggen wij uit waarom wij hiertoe hebben besloten en wat de functie is van zowel VOG's als vertrouwenspersonen. Ook stellen onze vertrouwenspersonen zich voor en geven aan hoe zij kunnen worden benaderd. Daarnaast kunt u lezen hoe en waar u met klachten terecht kunt.

Wat wij heel belangrijk vinden, is dat U-Track een veilige vereniging is voor al onze leden en dat er geen onderscheid wordt gemaakt op grond van geslacht, ras, godsdienst, seksuele geaardheid, enzovoorts. Iedereen moet op vertrouwde en veilige manier de mooie atletieksport kunnen beoefenen bij U-Track. Onze (jeugd)trainers ondertekenen een gedragscode waarin dit uitgangspunt is verankerd. 

VOG's 

In het kader van het integriteitbeleid is eind 2015 besloten dat alle (assistent) jeugdtrainers, de vaste vrijwilligers binnen de jeugdafdeling, de verenigingsmanager én het voltallige bestuur, een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) moeten kunnen overleggen. In 2020 kwamen daar ook alle trainers van de 18+ groepen bij. Onze (jeugd)trainers en vaste vrijwilligers dienen van onbesproken gedrag te zijn.

U-Track vraagt via de Dienst Justis van het Ministerie van Veiligheid en Justitie een VOG aan, waarna de betrokken vrijwilliger zelf de gepersonaliseerde VOG aanvraagt. De originele VOG's van alle betrokken vrijwilligers zijn in beheer bij de secretaris van de vereniging. Een VOG heeft een geldigheidsduur van drie jaar.

Omdat is gebleken dat het regelmatig moeizaam lukt de originele VOG's tijdig bij de secretaris te krijgen, is sinds 2017 ingesteld dat de uitbetaling van de onkostenvergoeding voor (jeugd)trainers wordt stopgezet zolang de VOG niet is ontvangen. Dit geldt per 2020 ook voor heraanvragen, wanneer na drie jaar een nieuwe VOG moet worden overlegd. Gemiddeld is de doorlooptijd tussen aanvragen en ontvangen drie maanden, terwijl de minimale doorlooptijd nog geen week is.

Aanvraagproces VOG

Hieronder het VOG aanvraagproces in een aantal stappen.

Aanvraagproces VOG

Vertrouwenspersonen bij U-Track

De vertrouwenspersonen bij U-Track zijn (functie) lid van de vereniging en hebben een volledig onafhankelijke positie, los van het bestuur.

Een beroep op (een van) onze vertrouwensperso(o)n(en) kan door een lid worden gedaan, als die zich slachtoffer voelt van:
•    pesten
•    oneigenlijk uitoefenen van de functie van trainer, bestuurslid of commissielid
•    seksuele intimidatie
•    seksueel geweld
•    ongewenste omgangsvormen
•    andere vormen van machtsmisbruik.

Ouders of leden die zich niet zelf slachtoffer voelen, maar zich ongerust maken over een bepaalde situatie en hiervoor naar hun idee niet terecht kunnen bij een trainer of het bestuur, kunnen zich ook wenden tot de vertrouwenspersoon.

Invulling vertrouwenspersonen U-Track

U-Track heeft twee vertrouwenspersonen:

Wie: 1. Maureen Koel06 5389 6136 

Wie: 2. Norma Aarts06 3620 1429

Mailadres: vertrouwenspersoon@u-track.nl.

Persoonlijke noot Maureen:

Maureen Koel 2020U-Track wil een sportvereniging zijn waar leden veilig voelen en met plezier kunnen sporten. Grensoverschrijdend gedrag zoals (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie zijn vormen van gedrag die niet thuishoren in een gezond sportklimaat. 

Als vertrouwenspersoon ben ik het eerste aanspreekpunt voor iedereen die een vraag heeft over, of te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag en hier met iemand over wil praten.

In de meeste gevallen is een informele oplossing voldoende en heb ik een bemiddelende rol. Maar het kan ook voorkomen dat er een formele oplossing nodig. In een dergelijke situatie worden ook het bestuur van U-Track en de vertrouwenscontactpersonen van de Atletiekunie betrokken. Alle stappen worden in overleg en met toestemming van het slachtoffer bepaald.

Mocht het nodig zijn een situatie voor jou als trainer, vrijwilliger of atleet in vertrouwen te delen, dan kun je mij altijd benaderen. Mijn contactgegevens staan boven deze tekst.

Enige persoonlijke informatie: ik ben al jaren betrokken bij U-Track. Eerst als atleet, coördinator van de pr & communicatiecommissie en lid van de jeugdcommissie en sinds drie jaar als vertrouwenspersoon. Onze oudste zoon Karsten (JJC) traint al jaren met plezier bij U-Track en als het kan kom ik kijken of helpen bij een wedstrijd of andere clubactiviteit.

Met vriendelijke groet,

Maureen Koel

Persoonlijke noot Norma:

foto normaU-Track; een vereniging voor jong en oud, een vereniging ook die veiligheid heel hoog in het vaandel heeft. Natuurlijk is het prachtig om mooie sportieve prestaties te leveren; daar groei je van! Minstens zo belangrijk vindt U-Track het dat haar leden plezier hebben in het samen sporten en zich veilig en geaccepteerd voelen binnen de vereniging en de eigen groep. Met medesporters, trainers, vrijwilligers en ouders.

Mocht dit nu voor iemand binnen onze club niet het geval zijn, is er de mogelijkheid daarover te praten, ín vertrouwen uiteraard. Dat geldt voor leden, en ook voor trainers, vrijwilligers en ouders. Blijf er niet mee zitten of rondlopen, maar neem contact op met een van de vertrouwenspersonen. Daar kán het bij blijven. Dat bepaal je altijd zelf, als je de vertrouwenspersoon benadert. Als het nodig en wenselijk is kunnen we samen kijken welke stap(pen) er verder gezet kunnen worden.

Even kort over mij:

Al heel wat jaren sport ik met veel plezier bij U-Track bij de HLG-Groep, verder was ik enkele jaren bestuurslid. In mijn dagelijks werk, binnen het MBO-onderwijs, zie ik ook hoe belangrijk het is voor studenten zich veilig te voelen, op school en op de stageplek. Ook daar span ik me in voor een sociaal veilige plek.

Ik zie het als een eer als vertrouwenspersoon aan de vereniging verbonden te zijn.

Met vriendelijke groet, 

Norma Aarts

Werkwijze: geheimhouding!

De vertrouwenspersoon is gehouden alles geheim te houden wat hem/haar schriftelijk wordt toegezonden, of wat hem/haar ter ore komt. Alles wat besproken wordt tussen de vertrouwenspersoon en het lid van de vereniging (of de ouder/verzorger daarvan), dat met een klacht komt, blijft tussen hen beiden. Enkel degene, die klaagt, geeft aan, of en zo ja welke informatie aan het bestuur bekend gesteld wordt.

Bij het ontvangen van een vraag of klacht zijn er de volgende stappen mogelijk:
•    luisteren naar klachten en problemen, bemiddeling, informele afhandeling indien mogelijk;
•    indien nodig samen bepalen van vervolgstappen zoals:
•    begeleiding naar extern adviseur (zie onder)
•    begeleiding naar eventuele hulpverlening
•    ondersteuning bij eventuele aangifte bij justitie
•    verlenen van nazorg.

Daarnaast kan de vertrouwenspersoon een onafhankelijk advies geven aan het bestuur over het te voeren integriteitbeleid en preventiebeleid van bijvoorbeeld seksuele intimidatie.

De vertrouwenspersoon rapporteert 1x per jaar en geanonimiseerd aan de ALV het aantal vragen of klachten.

Externe adviseur

In en na overleg met de vertrouwenspersoon kan er voor gekozen worden om contact op te nemen met een extern adviseur. Het contact met de externe adviseur loopt via het NOC*NSF-meldpunt 'seksuele intimidatie in de sport' of via een vertrouwenspersoon van de gemeente Utrecht dan wel de GG & GD.

De verwijzing naar een extern adviseur is afhankelijk van de vraag en/of voorkeur van betrokkene.

Klachtenbehandeling

Klachten kunnen rechtstreeks via e-mail of telefonisch worden ingediend bij de vereniningsmanager of bij een van de bestuursleden. Voor de verschillende bestuursleden en hun rol in het bestuur kunt u hier klikken. De contactgegevens van de verenigingsmanager zijn hier te vinden.