Vrijwilligersprijzen

U-Track waardeert haar vrijwilligers

Bij U-Track zijn er twee grote vrijwilligersprijzen, namelijk de:

• Gerard Heijmansbokaal voor vrijwilligers (sinds 2004)
• Anne Weijers memorial cup voor trainers (sinds 2020)

Deze vrijwilligersprijzen worden uitgedeeld bij tomeloze inzet voor de club. Zoals het dichtbij brengen van clubleden of iets organiseren van een memorabele gebeurtenis. Eigenlijk iemand die veel voor U-Track betekent. Deze prijzen zijn in 2004 en in 2020 in het leven geroepen om de werk van vrijwilligers te erkennen. Vrijwilligers die zich voor lange tijd inzetten voor de club ontvangen een eretitel genaamd: ‘lid van verdienste.’

Lid van verdienste wil zeggen dat leden zich zodanig hebben bewezen, dat de club alle werk en inzet erkent. Deze personen verrichten iets unieks en onbetaalbaars. Het is dan meer dan terecht om deze speciale mensen te waarderen met een eretitel.

Gerard Heijmansbokaal

De Gerard Heijmansbokaal is sinds 2004 gemaakt voor vrijwilligers die zich hard hebben ingezet voor de club.

De bokaal is vernoemd naar de oprichter en trainer Gerard Heijmans. Destijds deed Gerard veel voor de club en zorgde dat de Hermes een grote rol speelde in de atletiekwereld.

De bokaal is eerder uitgereikt aan Rianne Vlooswijk (2004), Jan Zellenrath (2005), Jos Warmerdam (2006), Nelly Dullaert (2007), Edward Tol (2008) Sebastiaan Durand (2009), Jan en Mariet Vlooswijk (2011), Helma Goedings (2012) en Patrick Schoo (2013), Emiel van Emmerik (2014), Ed Geerlings (2015), Wilco Machielse (2016) en Jaap van der Sijs (2017), Bob Röell (2018), Mark Molenaar (2019), Alex Chan (2020) en Joris van Zoelen (2021) Ed Geerlings (2022) De Derde Helft Marleen, Helma en Jolanda (2023) Cees Jansen (2024)

Lid van verdienste

Bob Roëll

Allerbelangrijkste: Bob is 9,5 jaar actief lid geweest van het bestuur van de vereniging, altijd met de portefeuille jeugdzaken. In die tijd is de jeugdafdeling enorm gegroeid, met name bij de pupillen, zijn de activiteiten die we voor de jeugd organiseren toegenomen in aantal en in deelname. De groep in Leidsche Rijn is ontstaan, eerst als proef en steeds meer als separate locatie, wel uitsluitend voor de jongere jeugd.

· Bob is altijd bereid te helpen. Maakt niet uit wie of waarmee: Bob helpt!

· Bob was de eerste die begon met de pupillencompetitie samen met zijn zoon Bas. Kijk eens waar we nu zijn. Alle categorieën hebben een estafetteploeg en nog steeds is hij er als eerste en doet als laatste de deur dicht! Hoeveel veranderingen, mensen, trainers, ouders en kinderen zijn er al weer gekomen en gegaan en Bob is er nog steeds!

· Onrust tijdens trainingen in goede banen leiden door zijn aanwezigheid en hij deelt gele kaarten uit als we dat zo hebben afgesproken.

· Hij doet dat wel allervriendelijkst en met opgewekt gemoed. Niemand kan kwaad worden op Bob, ook niet als hij iets vervelends doet als gele kaarten uitdelen.

· Heeft vele klussen gedaan voor U-Steck: de stellingkasten passen niet, Bob maakt ze op maat; we willen een naambord, Bob maakt het in zijn vrije tijd met schuurmachine en lak.

· Zegt hij wel eens nee? Bob notuleert, voert overleg, belt naar de gemeente, handelt.
Al met al meer dan genoeg aanleiding om Bob Lid van Verdienste te maken van onze vereniging.

Foto: Links Bob Roëll en rechts voorzitter Jaap van der Sijs.

Rita Verduin

· Belangrijkste wapenfeit: Rita is al ruim 9 jaar actief lid van het dagelijks bestuur van de vereniging als secretaris, daarnaast is ze de laatste twee jaar voorzitter geweest. Een zware vrijwilligerstaak waarbij het daarnaast voor haar ook zware jaren waren vanwege fysiek ‘ongemak’.

Het was nodig en fijn dat we in die jaren een voorzitter hadden want dankzij haar inzet hebben een groot aantal zaken toch voortgang geboekt. Ze was ook nog eens kritisch op zichzelf en gaf zichzelf niet zichtbaar genoeg te vinden. De reactie van Jaap, de huidige voorzitter, daarop: “Als mensen na al je activiteit op sociale media en je eigen blogsite nog steeds niet van @runningrita hebben gehoord, dan hebben ze onder een steen geleefd.

Als secretaris is Rita druk met jubilea, VOG’s, AED/Reanimatietrainingen, kaartjes, fruitmanden en bloemen (als het bestuur er van op de hoogte is dat er lief & leed te delen is), werk achter de schermen dat niet wordt gezien, maar wel wordt verricht en gewaardeerd.

· Rita is van 2007 tot en met 2010 voorzitter geweest van de TC (Technische Commissie), die daarna is opgeheven en is verder gegaan in de Jeugdcommissie voor het jeugddeel en in het LA Trainersoverleg voor de senioren.

·        Van 2010 tot en met 2014 is Rita de drijvende kracht geweest achter onze marathon-klassieker de Pheidippidesloop.

· Vanaf 2011 zit Rita achter de sociale media knoppen van U-Track: Twitter, Facebook en ook voor de website schreef ze menig verhaal en onderhudt ze een aantal vaste pagina’s. Inmiddels zijn ook anderen actief op onze Sociale Media en hoeft ze dat niet meer in haar eentje te trekken.

· Rita heeft een aantal jurydiploma’s en is menig avond in touw geweest bij de Track Meetings of bij andere baan- of indoorwedstrijden. Tegenwoordig is ze bij de Track Meetings veelal ‘Social Media Manager’ en communiceert zich een slag in de rondte.

· Via haar blog runningrita.nl vermaakt ze menig clubgenoot met haar wederwaardigheden, zowel binnen de atletiek als daarbuiten.

· Ze traint zelf nog steeds bij de HLG groep, deed mee aan Sport Overdag en hoopt ooit nog weer mee te kunnen trainen met de baangroep.
Al met al meer dan genoeg aanleiding om Rita Lid van Verdienste te maken van onze vereniging.

Jan Zellenrath

Het is moeilijk de bijdrage van Jan aan de HLG in het algemeen en de PanbosCross in het bijzonder te overschatten:

• Sinds begin jaren negentig is Jan zowel als loper als als vrijwilliger zeer actief geweest. Vrijwel ononderbroken is Jan op de eerste zondag van de maand aanwezig en is vaak de eerste die er is en de laatste die vertrekt.
• Jan is een echte doener en heeft een goed oog voor het werk dat gedaan moet worden, of het nu gaat om het ophangen van de doeken, het uitzetten en weer opruimen van het parcours, het inrichten van het Panhuys, Jan staat altijd paraat.
• En Jan is natuurlijk Hoofd Tent; wat hebben we veel plezier van onze grote tent, die onder de deskundige en strakke leiding van Jan bij mindere weersomstandigheden wordt opgericht en aan het eind van de cross weer wordt opgevouwen. En dat alles volgens het Systeem Zellenrath op de uitvoering waarvan Jan nauwlettend toeziet.
• Want bij alles wat Jan doet is de omschrijving “Pietje Precies” wel van toepassing, en ik gebruik die omschrijving als eretitel! Een van de voorbeelden daarvan is dat Jan bij de jaarlijkse voorjaarsschoonmaak van het Panhuys op enig moment met de stofzuiger naar de vliering klimt en tot in de verste, ook vrijwel onbereikbare hoekjes, het laatste stof verwijderd. Hoe vaak je ook roept: “Jan, zo is het wel schoon genoeg”, hij vindt altijd nog wel een plekje dat toch even moet worden aangepakt.

• Jan is ook enorm handig en daar hebben we als HLG in al die jaren enorm veel plezier van gehad. Ons huisje vraagt regelmatig om onderhouden de laatste tijd is er ook aardig gerenoveerd en altijd is Jan erbij als lid van het klussenteam.
• Maar ook buiten de eerste zondag van de maand heeft Jan zich altijd voor het hardlopen ingezet. Uiteraard als deelnemer (Jan was zijn jonge jaren geen onverdienstelijke lange afstandsloper met twee marathons en verscheidene halve marathons en 10 km lopen onder de vleugels), maar vooral ook als vrijwilliger bij onder andere de Singelloop, bij de Pheidipiddesloop en bij de baanwedstrijden van U-Track.

• En tot slot wil ik ook benadrukken dat Jan voor ons ook gewoon een goede vriend is die ook oog heeft voor wat er buiten het hardlopen speelt en klaar staat voor de medemens. Ook daar geldt: op Jan kun je altijd rekenen!

Al met al genoeg redenen om Jan Lid van Verdienste van atletiekvereniging U-Track te maken.

Foto: links voorzitter Jaap van der Sijs, rechts Jan Zellenrath.

Sebastiaan Durand

Sebastiaan is in 2018 gestopt met jeugdtraining geven. Hij heeft lange tijd de pupillen getraind en kinderen bij competities begeleidt. Daarnaast is hij ook wedstrijdleider en scheidsrechter voor U-Track en zet hij in bij wedstrijden. Hij is betrokken bij alle jeugdkampen en regelt achter de schermen veel. Al met al heeft Sebastiaan veel voor de club betekent.

Jaap van der Sijs

Jaap geeft sinds jaren en jaren training aan de Lange Afstand baangroep. Dit houdt hij vol, ondanks werk waarbij hij ook vaak in de avonduren moet werken

✓ Hij wil hier helemaal niets voor ontvangen: Jaap is 100 procent vrijwilliger
✓ Hij heeft aan de wieg gestaan van het U-Track Running Team door een aantal jaren geleden te starten met ‘De Japies’, inmiddels is Jack dit professioneel aan het uitbouwen.
✓ Ieder jaar is hij een vaste waarde bij de Pheidippidesloop: hij helpt mee met de parcoursopbouw en -afbouw en fietst samen met zijn buurman om en om mee met de snelste ploeg.
✓ Wij zijn ontzettend blij met Jaaps bijdrage en eren hem door hem niet alleen Vrijwilliger van het jaar 2017 te maken, maar ook Lid van Verdienste.

José van Dam

Dit krijgt ze niet alleen voor de trainingen die ze al jaren geeft voor de baangroep, maar ook voor het al jarenlang in haar eentje
‘trekken’ van Sport Overdag op donderdagochtend. Dit is onze enige training voor senioren die overdag wordt gegeven. Het bestuur heeft er helemaal geen omkijken naar omdat José alles zelf organiseert. Ze is ook jurylid bij Track Meetings en indoorwedstrijden.

Rita Verduin (bron: runningrita.nl)

In mei 2010 werd ik secretaris van mijn atletiekclub U-Track. Dat werk deed ik toen in feite al een half jaar, maar vanaf de algemene ledenvergadering dat jaar was ik het officieel. Dit jaar nam ik afscheid, na ruim 11 jaar, en werd ik benoemd tot erelid van U-Track.

In dit verhaal vertel ik over een paar van mijn belevenissen, leuke en minder leuke, in de fijnste bestuursfunctie die er is.

Blijwilliger

Ik vind, van een vereniging ben je niet alleen lid, daarin draag je ook verantwoordelijkheid om de boel draaiend toe houden.

Voor mij is het vanzelfsprekend om vrijwilligerswerk te doen. In de loop van de jaren introduceerde ik het woord blijwilliger, dat duidt prima aan dat je blijwilliger moet worden omdat je er zelf lol aan beleeft, naast dat het doen van vrijwilligerswerk ook een soort van dankbaar is en soms ronduit vervelend, maar daar kom ik zo op terug.

Het leuke van de secretarisrol is dat je meteen, als een spin in het web, zicht hebt op alles wat er speelt, zonder dat je meteen altijd aan de slag moet als er weer eens ergens hommeles is, een taak die voorbestemd is voor de voorzitter. Want leuk of niet, in elke vereniging is weleens wat aan de hand. Dat noem ik het hoofdstuk ‘hommeles’ en daar kom ik later op terug.

Vrolijk en meer

Er zijn vrolijke momenten, de officiële en de niet-officiële.

Er zijn trotse momenten, persoonlijke en niet-persoonlijke.

En er zijn de momenten van voldoening. Je hebt je werk gedaan, er zijn veel mensen die ergens van hebben genoten of er is weer iets nieuws op poten gezet en dat gaat vliegen, en ga zo maar door.

Vrolijke momenten

Denk hierbij aan de PR’s (persoonlijke records) die worden gelopen, gesprongen of geworpen. Wedstrijden die worden georganiseerd en waar veel mensen van genieten. Een evenement dat op veel animo kan rekenen en goed wordt geëvalueerd.

Sport verbroedert. Heus waar.

Waar ik zelf met veel plezier op terugkijk is de steun die ik voelde van de leden die de moeite namen om naar de algemene ledenvergadering te komen en die instemden met de bestuursvoorstellen en het bestuur decharge verleenden.

Het lijkt een formeel dingetje, maar voor een bestuurslid is het dat niet, zeker niet met de nieuwe Wet bestuur en toezicht rechtspersonen die per aanstaande 1 juli geldig is. Je bent als bestuurslid hoofdelijk verantwoordelijk én aansprakelijk voor alles wat er gebeurt in een vereniging. Daar moet je bij voorkeur niet te veel over nadenken, want geen hond gaat meer in een bestuur als je je realiseert wat je je op de hals haalt.

Evenzo waren er vrolijke momenten bij de jaarlijkse jubilea-vier-momenten, die we na ruim 10 jaar niet te hebben gevierd vanaf 2015 wél zijn gaan organiseren. Ik ben niet gebakken voor jubilea, daar schreef ik al eens dit verhaal over, maar ik vond het desondanks heel leuk om het beleid vorm te geven en samen met anderen uit te voeren.

Motto: als we het dan toch doen, dan doen we het vrolijk!

Tijd

Kost het veel tijd secretaris-zijn van een middelgrote vereniging? Het korte antwoord is: ‘Ja, je moet denken aan gemiddeld een dagdeel per week’.

In 2010 hadden we ongeveer 350 leden, nu zijn dat er ongeveer 470. Een groeiende club brengt een groeiende hoeveelheid werk met zich mee. Ik heb daar in die elf jaar helemaal niet over nagedacht, maar bij de recente overdracht heb ik mijn takenpakket aan twee mensen overgedragen.

Extra taken

Op een gegeven moment vroeg een van hen: ‘Zijn er eigenlijk taken bijgekomen sinds jouw start?’

Dat was helemaal geen rare vraag. Ik ging er eens voor zitten.

‘Jazeker, er zijn zeker zaken bijgekomen’.

We hadden geen jubileumbeleid, dat is er nu wel en alle voorbereiding ligt bij de secretaris.

We werkten niet met VOG’s (Verklaringen Omtrent Gedrag). In 2016 startten we met alleen de jeugdtrainers en bestuursleden die een VOG moesten inleveren, later werd dat uitgebreid met alle trainers en alle ‘functionarissen’, dat zijn de mensen (ook meest vrijwilligers) met een vaste taak die rechtstreeks het bestuur ondersteunen: de ledenadministrateur, de boekhouder, vertrouwenspersonen en de verenigingsmanager. Het lullige van het fenomeen VOG is dat ze maar drie jaar geldig zijn. Het is een never-ending-klus.

Dus tsja, die VOG’s, daar kan ik een apart verhaal over schijven.

Maar dat ga ik niet doen, laat ik het samenvatten met dat het een hele klus was en dat het achterna jagen van mensen niet mijn meest favoriete hobby is, maar ik toch noodgedwongen heel veel mensen flink achter de broek heb moeten zitten en dat menig VOG twee tot drie keer moest worden aangevraagd, wat allemaal extra werk is voor de secretaris dat met een beetje meer medewerking voorkomen had kunnen worden.

Voorts deed ik nogal wat oneigenlijk werk en dan bedoel ik daarmee dat het taken waren die zeker niet bij een secretaris hoeven te liggen, maar die wel bij mij terecht waren gekomen. Denk aan het bijhouden van bepaalde pagina’s van de U-Track website, onderhouden van de U-Track verengingspagina op Facebook en het Twitteraccount.

Jaarverslagen enzo

Bij mij lag ook de coördinatie rond het jaarlijkse ritueel van de ALV en het daarvoor te maken Jaarverslag. In al die 11 jaar is het geen enkele keer gelukt om ieders bijdrage voor de gestelde deadline binnen te krijgen, de goeden te na gelaten (ledenadmin en HLG).

Dientengevolge is rappelleren mijn tweede natuur geworden, wat mij in mijn huidige werk als projectmanager erg goed uitkomt. Motto: ‘Ieder nadeel hep ze voordeel’.

Desalniettemin was ik ieder jaar weer trots als het Jaarverslag klaar was en ik het kon mailen naar alle leden. Geen idee of het gelezen werd; er kwam weinig reactie op. De laatste versie heb ik van een nieuwe lay-out voorzien en dat is helemaal niemand opgevallen.

Als je vrijwilligerswerk zou doen voor de complimenten, zou er niemand beschikbaar zijn.

Verdwenen werk

Ook is er werk verdwenen omdat tussen 2010 en 2021 zo’n beetje alle ‘gewone’ post is opgedroogd en alles nu digitaal gaat. Alleen de gemeente Utrecht, die stuurt nog alles met de gewone post. Lekker traag en kwetsbaar: de gewone postbezorging is veel minder betrouwbaar dan e-mail.

Ook het archief bijhouden is minder werk geworden, die taak ligt bij de secretaris, alle post komt daar tenslotte ook terecht, maar alles digitaal bijhouden is veel makkelijker dan alles op papier moeten bewaren, selecteren en uiteindelijk chronologisch in archiefdozen stoppen. Nog afgezien van de rommel die papier geeft.

Het e-mailaccount van de vereniging bijhouden (veel e-mail komt terecht bij secretaris U-Track) is wel weer meer werk geworden in die 11 jaar. Dat deed ik dagelijks, gewoon ’s avonds op de bank tussen de bedrijven door. Alleen als er mails waren met (lange) bijlagen liet ik die zitten tot een moment dat ik er even voor ging zitten, wat meestal in het weekend was.

Hommeles

Ik zei het al eerder, in iedere vereniging is weleens gedoe. Zo ook bij mijn eigen club. Als bestuur moet je boven de partijen staan, maar dat is niet altijd makkelijk en ook weleens onmogelijk.

Soms voelde ik me persoonlijk aangesproken, bijvoorbeeld toen ik het verwijt kreeg dat ik te weinig zichtbaar was als voorzitter, het was in de periode dat mijn blinde oog heel veel complicaties gaf en uiteindelijk operatief moest worden verwijderd. De meeste mensen hadden clementie, maar niet iedereen. Ik trok het me zodanig aan, dat ik een open brief schreef aan de hele vereniging.

Soms gebeuren er zaken die vragen om direct handelen, zoals die keer dat er een klacht kwam over ongewenst gedrag van een trainer. Gelukkig hebben we vertrouwenspersonen, konden we met evenwicht klankborden en deden we aan hoor en wederhoor, maar uiteindelijk was een royement wat ons restte. Zo’n gebeurtenis gaat je als bestuurder niet in de koude kleren zitten.

Als er hommeles was, was ik er – gelukkig voor mij – niet altijd van, want als secretaris kun je je aardig afzijdig houden als er gedoe is, maar ik was ook twee jaar secretaris én voorzitter en dan ben jij er altijd van.

Extra lastig is dat ik vaak gewoonweg niet snap waarom iedereen zo moeilijk doet, ga gewoon lekker trainen en trouwens, doe zelf ook eens wat.

Sportbeleid

Er is geen sportbeleidsplan waarin het hoofdstuk ‘hommeles’ voorkomt en geen sportbond die erbij zal helpen, laat staan dat ze het thema benoemen, maar ieder verenigingbestuur zal het thema ‘gedoe’ herkennen.

Het is een wonder dat het instituut ‘vereniging’ alles doorstaat en dat week in, week uit, trainers, die ook maar vrijwilliger zijn, hun trainingen blijven geven, besturen blijven besturen en alle vrijwilligers blijmoedig aan de slag blijven.

Misschien is er wel af en toe hommeles juist ómdat iedereen het in zijn vrije tijd doet en het doet uit liefde voor de sport en/of voor de club. De emotionele betrokkenheid van iedereen die actief is, is hoog.

Het besluit om te stoppen

Dit voorjaar kwam er een moment dat ik merkte dat ik het bestuurswerk minder leuk begon te vinden.

Het afgelopen coronajaar heeft er ingehakt qua tijdsbesteding, als bestuur moesten we iedere keer opnieuw overleggen, besluiten nemen en communiceren en ook nog de tegenstand pareren die hier en daar kwam.

Daarnaast is er de omstandigheid dat ik noodgedwongen al heel lang zelf niet kan hardlopen.

Eerst bijna anderhalf jaar door een hardnekkige hielspoor en daar kwam in november de hernia bij die leidde tot zenuwuitval waardoor ik mijn voet niet kon afwikkelen en ik met een soort klapvoet liep, naast dat ie ‘doof’ voelde aan de onderkant.

Dit was al zo’n vier maanden het geval toen ik de knoop doorhakte om te stoppen. Veel tijd en energie stoppen in iets dat je zelf niet kunt doen, voelde niet oké. Ik vond dat ik mij op andere dingen moest kunnen richten, nog niet wetende wat dat zou worden, vertelde ik de andere bestuursleden dat ik zou stoppen per de ALV in mei.

En zo geschiedde. Ik nam afscheid en werd benoemd tot erelid.

Ik was verrast en ook blij. Al mijn werk is gezien en gewaardeerd. Ik had niet in de gaten hoe belangrijk dat uiteindelijk toch is.

De balans

De balans opmakend kijk ik met voldoening terug op mijn 11 jaar als secretaris van U-Track. Ik ben met liefde de spin in het web geweest al die tijd en draag die positie nu over aan twee nieuwe en enthousiaste bestuursleden.

En wat zo was in 2010 en in 2021 nog altijd zo is: ik houd van atletiek en van haar beoefenaars.

Van links naar rechts is Rita de 3e persoon.
1. Ed, 2. Nico, 3. Rita, 4. Gustaf